Cas de négociation avec le service achat
Ce cas pratique a été construit sur mesure par les équipes de Accédia en collaboration avec le client. Il est le fruit d’entretiens réalisés au préalable de la formation. Pour des raisons de confidentialité, le nom de certains protagonistes a été modifié.
CONTEXTE
Vous êtes Ethis, une agence de Relations Presse, vous avez rendez-vous avec le Directeur des achats de Big4, grand cabinet d’audit et de conseil pour la renégociation du contrat annuel qui arrive à échéance dans un mois.
Le client est à l’agence depuis un an. Après une phase d’installation chronophage, celui-ci est désormais « maîtrisé » et devrait être à l’équilibre pourtant le dernier trimestre révèle un dépassement de temps de 30%. Par deux fois vous avez prévenu votre interlocuteur, le directeur de la communication que vous alliez augmenter le budget mensuel pour absorber le surplus de travail. Ce surplus est notamment dû au nombre de communiqués de presse et d’études publiés par le client.
Avant ce rendez-vous avec l’acheteur, vous lui avez envoyé, à sa demande la proposition de collaboration pour l’année à venir : cf. annexe 1.
L’acheteur dispose aussi du budget de l’année en cours. Cf. annexe 2.
L’acheteur vous a prévenu qu’il est en pleine réflexion : ne plus tout acheter en retainer mais plutôt passer une partie en « opération » !
Vous savez que vos tarifs /jour sont perçus comme chers, surtout ceux des Dir Cli. La qualité de la relation avec les équipes internes est très bonne. De plus, les résultats obtenus sont conformes et parfois même au-dessus des objectifs.
Lors du premier contrat il a été évoqué, 4 CP par mois et 5 études/ mois maximum, sur le dernier trimestre vous avez compté 5 CP et 8 articles.
Le client apprécie grandement l’expérience de la consultante de l’équipe. En effet, celle-ci a longtemps travaillé dans le secteur. De plus elle pourrait être considérée comme une sénior.
Lors de cette première année de collaboration vous avez eu des problèmes pour respecter les timings.
ANNEXE 1
À noter cette proposition budgétaire ne comprend pas :
- L’accompagnement crise : facturation au temps passé
- La réalisation des média training »
- Les opérations alibis
- Le coût de la pige presse
- Les frais de création des infographies
ANNEXE 2
À noter cette proposition budgétaire ne comprend pas :
- L’accompagnement crise : facturation au temps passé
- La réalisation des média training »
- Les opérations alibis
- Le coût de la pige presse
- Les frais de création des infographies
OBJECTIFS : Votre enjeu principal : ne pas descendre en-dessous de 25350€ par mois d’honoraires (l’opération « Alibis » ne rentre pas en compte dans ce calcul).
Eléments de la négociation :
Concessions que vous pouvez faire (en partie ou totalement) :
Vous pouvez accepter de passer à un système de frais réel si le client paie 0,5 jour de comptable par mois = 6 jours à 300€ = 1800€ / an
Vous pouvez baisser un peu le temps du consultant junior si le client accepte de prendre en charge la veille des calendriers rédactionnels.
Vous pouvez baisser le temps de l’associé si le client accepte qu’il ne vienne qu’un mois sur deux.
Vous pouvez envisager des baisses sur les temps des 2 consultants et du Dir Cli s’il y a un recalibrage des CP et études.
Vous pouvez diminuer le budget si le client s’engage avec vous sur une Opération « Alibis ». Durée : 3 mois avec 6 jours / mois de Junior, 5 jours /mois de Consultant et 2 jours /mois de Dir Cli. Cette opération nécessite l’intervention d’un web agency pour laquelle les frais techniques sont de 15000 €. Vous avez une petite marge de négo : offrir une journée par mois de consultant junior.
Vous n’avez pas le droit de baisser les prix/jour ni de descendre en dessous du devis de l’année 2016.