Ce cas pratique a été construit sur mesure par les équipes de Accédia en collaboration avec le client. Il est le fruit d’entretiens réalisés au préalable de la formation. Pour des raisons de confidentialité, le nom de certains protagonistes a été modifié.

CONTEXTE

Contexte : Vous êtes en charge de l’organisation d’un évènement : la soirée de fin d’année de votre société : AVENIR, 2000 personnes sont prévues.

Vous disposez d’un budget maximum de 106 000€ pour mettre en place cet évènement, vous avez retenu un prestataire : l’agence évènementielle Eventis.

Vous allez rencontrer Eventis (prestataire spécialisé dans l’organisation d’événement) pour négocier. Voici le 1^er devis qu’ils  vous ont transmis par mail :

• Location de la salle, l’Olympia, entièrement équipée (sono, tables…)  = 30000€
• Traiteur : 25€/ personne avec 15 petits fours par personne et open-bar jusqu’à 1 heure du matin = 50000€
• La musique avec un DJ connu : Laurent Garnier = 4000 €
• L’intervention de Patrick Poivre d’Arvor pour interviewer en plénière,  les dirigeants de votre agence = 4000€
• Il est  important pour vous de ponctuer la soirée par quelques animations, Eventis vous a donc proposé :
  • Animation 1 : Une dégustation de grands crus (10 tables + les sommeliers + les vins) = 6000€
  • Animation 2 : Un talentueux caricaturiste qui effectuera des dessins pendant l’interview des dirigeants et pendant le reste de la soirée = 4000€

SOUS-TOTAL = 98 0000€ HT

Honoraires  de l’agence événementielle 10%  = 9 800€

TOTAL = 107 800€

ÉLÉMENTS DE CONTEXTE :

Vous ne souhaitez pas faire la soirée à L’Olympia, pas assez original.

Vous avez entendu parler d’une usine désaffectée entièrement décorée pour une soirée, l’idée vous a beaucoup plu, vous l’avez suggérée à Eventis par téléphone avant ce rendez-vous (ils connaissent ce lieu, cela risque de coûter un peu plus cher que l’Olympia, à peu près 10 000 euros de plus).

Votre soirée a lieu dans 4 mois et ce court  délai risque de restreindre vos choix.

Peu de lieux originaux  sur Paris ont une capacité d’accueil de 2000 personnes pour la date retenue.

Votre avez organisé, il y a 3 ans, une fête similaire, vous avez donc une bonne notion des prix des différentes prestations.

Dans quelques mois, une filiale de votre groupe organise une immense soirée,  Eventis est au courant.

Lors de la soirée beaucoup de prospects potentiels pour Eventis seront présents.

L’année dernière, vous aviez recommandé Eventis à l’un de vos partenaires après une âpre négociation, ils ont descendu leurs honoraires à 8%.

ÉLÉMENTS FINANCIERS

Concessions possibles

Vous souhaitez éliminer une animation (le vin ou le caricaturiste)

Vous êtes prêts à réduire le nombre de « canapés « du cocktail d’accueil.

Vous êtes prêts à prendre un DJ moins connu.

Vous êtes prêts à citer et à exposer le nom « Eventis » pendant la soirée.

Vous pouvez accepter dès aujourd’hui de verser un gros acompte.

Vous êtes prêts à vous engager à les faire intervenir sur l’événement de votre filiale  (budget de 150000 € minimum).

Contreparties impossible

Une baisse du devis

Une réduction du tarif du traiteur.

Un open-bar moins limité dans le temps.

Baisser les honoraires d’Eventis aux alentours des 8 %.

Concessions impossibles

Dépasser les 106 000€ de budget.